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Les 5 raisons de digitaliser l’affichage légal de votre mairie
Pourquoi et comment digitaliser votre affichage légal en collectivité ?
Avec la numérisation croissante des processus administratifs, de nombreuses mairies et collectivités ont adopté des systèmes d’affichage légal digitalisé. Découvrez les raisons de digitaliser l’affichage légal dans votre municipalité.
22 juin 2023
Qu’est-ce que l’affichage légal digitalisé en mairie ?
L’affichage légal digitalisé en mairie est un processus par lequel les informations et les documents normalement affichés physiquement sur les panneaux d’affichage des mairies sont rendus disponibles de manière électronique. Il s’agit d’une adaptation des méthodes traditionnelles d’affichage pour répondre aux besoins de la société numérique.
Plutôt que d’imprimer et de fixer manuellement des documents sur des panneaux physiques, les mairies peuvent désormais publier ces informations sur leur site web officiel, sur des plateformes électroniques dédiées ou sur des dispositifs numériques tels que les écrans, les bornes et les totems tactiles. Cela permet aux citoyens d’accéder plus facilement et rapidement aux informations légales et administratives, à tout moment et sans forcément se rendre physiquement à la mairie.
L’affichage légal digitalisé en mairie concerne généralement des informations telles que les annonces de mariage, les avis d’enquête publique, les listes électorales, les décisions municipales, les offres d’emploi, les procédures d’appel d’offres, etc. Les documents sont souvent publiés sous forme de fichiers électroniques consultables ou téléchargeables.
Quelles sont les raisons de digitaliser l'affichage légal en mairie ?
La mise en place d’un affichage légal dématérialisé en mairie présente plusieurs avantages :
Accessibilité accrue à l’information
En rendant les informations légales disponibles en ligne, les citoyens peuvent y accéder facilement à tout moment, depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Cela élimine la contrainte de devoir se rendre physiquement à la mairie pour consulter les annonces, ce qui facilite l’accès à l’information pour tous, y compris les personnes à mobilité réduite ou vivant dans des zones éloignées. Pour les personnes non connectées, la solution d’écrans, bornes ou totems tactiles sur les parvis de mairie leur permet d’accéder à l’information indépendamment des horaires de la mairie.
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Gestion plus durable et écoresponsable des publications
La numérisation des annonces légales permet de réduire la consommation de papier, les coûts associés à l’impression et à la distribution de documents physiques. Cela contribue à une gestion plus durable des ressources et à la préservation de l’environnement.
Cela se traduit par des économies budgétaires pour les collectivités locales et contribue à réduire l’empreinte environnementale en réduisant la consommation de papier et d’encre.
De plus, lors de sa consultation, l’administré peut récupérer les documents souhaités sur son smartphone via un QRCode. L’information est alors disponible à la consultation chez lui, sur ses appareils personnels, sans intervention des agents de mairie, ni surcoût d’impression.
Transparence et participation citoyenne
En mettant à disposition des citoyens un accès facile aux informations légales, l’affichage dématérialisé favorise la transparence administrative. Les citoyens ont un accès direct aux informations et peuvent suivre les évolutions en temps réel, ce qui favorise la confiance dans les institutions et permet une meilleure compréhension des décisions prises.
La dématérialisation de l’affichage légal facilite également la participation citoyenne. Les plateformes en ligne ou les écrans tactiles peuvent permettre aux citoyens de donner leur avis, de formuler des commentaires et de participer activement aux consultations publiques. Cela encourage l’engagement des citoyens dans les processus décisionnels, favorisant ainsi une gouvernance plus participative et inclusive.
Gain de temps et efficacité
La mise en ligne des documents se fait par un simple dépôt des documents sur l’interface logiciel et le retrait de ceux-ci peut être programmé automatiquement, pour éviter d’afficher des documents « périmés ». Le pilotage se fait à distance et instantanément.
Témoignage de la mairie de Roche la Molière :
Sophie BROUSSE
Responsable service Guichet Unique/état civil
Archivage et recherche facilités
Les annonces légales numérisées peuvent être stockées de manière organisée et consultées ultérieurement plus facilement. Les moteurs de recherche intégrés aux plateformes numériques permettent également de rechercher rapidement des informations spécifiques, ce qui facilite la consultation des archives et la recherche d’annonces antérieures.
Les raisons de digitaliser l’affichage légal en mairie sont essentiellement de présenter une solution moderne, pratique et efficiente, qui s’adapte aux évolutions technologiques et aux besoins des citoyens. Cette approche favorise une gouvernance plus ouverte et inclusive, tout en réduisant les coûts et l’impact environnemental associés à l’affichage traditionnel.
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Quelles sont les aides pour la digitalisation des mairies ?
1. Le Fonds de Soutien à l'Investissement Local (FSIL)
Ce fond permet aux collectivités locales de financer leurs projets d’investissement, y compris ceux liés à la digitalisation. Les mairies peuvent demander des subventions pour l’acquisition de matériels informatiques, le développement de sites web, l’amélioration des systèmes de gestion, etc.
2. La Dotation de Soutien à l'Investissement Local (DSIL)
Ce dispositif vise à soutenir les projets d’investissement des collectivités locales, notamment ceux liés à la modernisation des infrastructures et des services numériques. Les mairies peuvent bénéficier de subventions pour la mise en place de bornes interactives, la création d’espaces numériques, l’installation de réseaux haut débit, etc.
3. Les Programmes Européens
L’Union européenne propose divers programmes de financement pour soutenir la transition numérique des collectivités locales. Parmi les principaux programmes, on peut citer le Fonds européen de développement régional (FEDER) et le Programme pour la compétitivité des entreprises et des PME (COSME), qui offrent des subventions et des prêts à taux réduits pour des projets de numérisation.
4. L'ANCT (Agence nationale de la cohésion des territoires)
Cette agence propose différents dispositifs d’accompagnement et de financement pour les collectivités locales, y compris pour la digitalisation des mairies. Les mairies peuvent bénéficier de conseils et d’une aide financière pour la réalisation de leurs projets de transformation digitale.
Le programme “Action Cœur de Ville”, par exemple s’adresse aux villes moyennes et vise à revitaliser leurs centres urbains. La digitalisation des services municipaux est l’un des axes de ce programme, avec la possibilité d’obtenir des financements spécifiques pour la mise en place de solutions numériques.
5. Le programme "France Relance"
Ce plan de relance économique prévoit des mesures de soutien à la modernisation des services publics locaux, y compris la digitalisation des mairies. Des fonds sont alloués pour encourager les collectivités à investir dans des solutions numériques adaptées à leurs besoins.
6. Les partenariats public-privé
Les mairies peuvent établir des partenariats avec des entreprises privées spécialisées dans la transformation digitale. Ces partenariats peuvent prendre la forme de contrats de prestation de services ou de co-investissements pour la mise en place de solutions numériques sur mesure.
A noter que les aides et les dispositifs disponibles peuvent varier en fonction de la région. Les collectivités locales doivent se renseigner auprès des instances publiques compétentes (services de l’État, agences de développement économique, etc.) pour connaître les aides spécifiques disponibles dans leur territoire.
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