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14 octobre 2022

Comment la dématérialisation de l’information facilite-t ’elle l’affichage légal en mairie ?

Neotess Legal présente les documents légaux à disposition des administrés

Pour être en règle avec la loi, toutes les communes ont l’obligation de rendre l’affichage légal accessible à tous.

Cette norme est parfois pesante pour le personnel qui doit remplacer les documents régulièrement. La démocratisation des bornes tactiles et totems d’affichages permet de simplifier la démarche interactive et de partager l’information.

Comment est géré l’affichage légal aujourd’hui ?

Les mairies disposent des vitrines ou tableaux sur leurs parvis et affichent leurs documents légaux sous format papier. Le personnel change les documents à fréquence, cependant la mise à jour de l’affichage est une tâche chronophage et couteuse avec ces documents imprimés. La surface d’affichage est limitée par la taille des vitrines et les informations peuvent être cachées ou peu lisibles par le nombre important de documents. De plus, les intempéries peuvent rendre les documents illisibles (pluie, condensation dans la vitrine, …), même les mises à jour deviennent pénibles dans ces conditions. Enfin, les administrés ont souvent des difficultés à trouver l’information recherchée par l’accumulation et le doublon des messages.

L’affichage légal en mairie doit donc se simplifier pour les personnels qui gèrent les documents et également pour les administrés qui consultent les informations. La dématérialisation est la solution aux problématiques de gestion, d’édition et de consultation. Depuis le 1er Juillet 2022, les mairies de plus de 3500 habitants ont l’obligation de dématérialiser leur affichage légal. Les acteurs spécialisés ont adapté les outils numériques pour réduire les contraintes techniques et matérielles.

Qu’apporte le numérique à l’affichage légal en mairie ?

La mise en place d’outils numériques pour la gestion de l’affichage légal en mairie supprime les contraintes de surface d’affichage, de mise à jour, d’agencement des documents ou encore d’impression.

La dématérialisation des documents légaux modernise l’affichage légal et l’image des mairies pour les concitoyens. Les outils mis à disposition du personnel sont plus faciles d’utilisation, avec des fonctionnements intuitifs et un affichage personnalisable aux couleurs de la charte graphique de la mairie.

L’affichage légale est plus accessible, en intérieur ou en extérieur, aux visiteurs qui peuvent naviguer à travers les différents contenus jusqu’à l’information recherchée, zoomer sur un document et le télécharger sur leurs smartphones. Les bornes ou totems sont utilisables par tous car ils reprennent le fonctionnement des mobiles ou tablettes que tout le monde connait. Le contenu n’est plus contraint aux intempéries, les documents sont actualisés en temps réel et disponibles auprès de tous les publics. Le système de diffusion s’adapte également aux personnes à mobilité réduite qui bénéficient d’un menu de navigation adapté, de la possibilité de zoomer et de se déplacer facilement sur le document consulté, ce qui n’est pas possible avec les vitrines fixes d’affichage papier.

Comment simplifier la diffusion des informations légales avec le numérique ?

Comme énoncé précédemment, la mise à jour des documents papiers en vitrine est un véritable casse-tête pour le personnel (recherche d’emplacement vide, documents avec des validités plus ou moins longue, accès à la vitrine, etc…). La dématérialisation de l’affichage légal va répondre à une problématique importante de gestion du temps, puisqu’en quelques clics, les informations seront mises à jour et disponibles aux bonnes dates pour la bonne période.

Avec Neotess Legal, les écrans, bornes et totems sont pilotés à distance depuis un ordinateur, les documents sont simplement copiés-collés dans les répertoires dédiés, pour apparaitre instantanément sur l’affichage légal digitalisé.

Comment rendre les documents légaux accessibles aux citoyens ?

La mise en place d’écrans, de bornes ou de totems tactiles facilite l’accès permanent aux documents légaux, notamment lorsqu’ils sont implantés en extérieur. En effet, les concitoyens peuvent consulter l’affichage légal à tout moment 24h/24 et 7j/7 au-delà des horaires de la mairie. L’information est donc plus accessible vers les personnes pour lesquelles les horaires de mairie ne sont pas adaptés.

 

L’affichage légal numérisé donne accès à des informations administratives ou usuelles :

  • Les arrêtés municipaux
  • Les comptes rendus du Conseil Municipal
  • L’état civil (bans de mariage, avis d’obsèques, etc.)
  • Les informations relatives au département
  • L’urbanisme (permis de construire, plans cadastraux, travaux…)
  • Les actualités
  • Les évènements de la commune
  • Le pôle culturel
  • Le site web de la mairie

Comment l’affichage légal dématérialisé œuvre-t-il pour la sobriété énergétique ?

La dématérialisation des documents imposée par l’état vise à réduire l’impact écologique de l’affichage légal. Bien qu’un document papier ne soit pas très énergivore, son empreinte carbone est bien réelle (fabrication du papier, de l’encre, logistique de transports, durée de vie limitée, destruction ou recyclage, etc…). Les documents sont renouvelés ou mis à jour sans cesse, ce qui va à l’encontre de la baisse de consommation et de la réduction des déchets. Par la digitalisation, l’impression papier est annulée.

La dématérialisation permet de créer et renouveler instantanément l’affichage légal sans générer de coût supplémentaire. Pour autant, les écrans et serveurs d’hébergement sont gourmands en électricité, même si les fabricants sont sensibles à la réduction de consommation et progressent en ce sens. Certaines applications permettent le pilotage des écrans, bornes et totems à distance dont l’allumage et l’extinction sont automatisés pour éviter de laisser des écrans allumés sans qu’il n’y ait de public autour (l’extinction de nuit peut réduire de 60% la consommation électrique), de même, des capteurs peuvent réduire la luminosité de l’écran (sans public devant) pour s’adapter à l’environnement ambiant et ne pas consommer plus d’énergie que nécessaire.  L’impact écologique de l’affichage numérique est donc bien inférieur au papier, même s’il faut encore progresser.

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